Kogemuslugu: kuidas Datafox koroonaepideemiaga toime tuli?
Koroonakriis tekitas esimest korda reaalse vajaduse cloud only filosoofia ehk üksnes pilveteenustel põhineva IT-korralduse järele, kirjutavad Datafoxi tegevjuht Marko Külaots ning teenuste valdkonna juht Kristjan Ok. Digipöörde teinud ettevõtetele oli COVID-19 epideemia tehnoloogilises mõttes väike probleem, teiste firmade tegevus sisuliselt aga seiskus.
Datafox on uue põlvkonna ettevõte, mis asutati 7 aastat tagasi cloud only ehk pilveteenuste arhitektuurile tuginedes. See tähendab, et meie kontoris pole kunagi olnud mingeid servereid, kõik töötajad saavad turvalise kaugtöölahenduse kaudu kasutada kõiki tööks vajalikke süsteeme oma sülearvutite ja nutitelefonidega igalt poolt ning Virtual Desktopiga isegi suvalistest arvutitest veebipõhiselt. Seetõttu olime juba algusest peale valmis selliseks töökorralduseks, kuhu koroonaepideemia kogu maailma sel kevadel paiskas. Kuid kaugtöö ei ole üksnes tehniline küsimus, sest organisatsiooni hästi toimimiseks on vaja tehnoloogia, protsesside ja inimeste kooslust.
Tehnoloogiline valmisolek
Tehnoloogiliselt ei ole koroona olnud Datafoxile tänu Microsoft 365 grupitöölahendusele, Mobility+Security pilveteenustele ja krüpteeritud VPN-ühendustele (Virtual Private Network) mingi väljakutse. Kuigi näiteks tehnilise toe spetsialistid on eri asukohtades, töötavad nad ühise kliendihaldusplatvormi kaudu ühtse tiimina. Meil on selleks Zendesk Support, mis töötab inimeste sülearvutites ning äpina nutitelefonides. Kui klient helistab tehnilise toele, siis enne helises meie kontoris töötaja laual telefon, nüüd aga jõuab kõne sülearvuti või nutitelefoni kaudu spetsialistini sõltumata tema füüsilisest asukohast. Isegi kui klientide IT-süsteemide monitooringuekraanid on kontoris välja lülitatud, jälgivad meie inimesed süsteemide toimimist oma nutiseadmetest.
Oluline on, et inimestel oleksid kaugtööks korralikud töövahendid, millega on töötegemine märgatavalt kiirem. Korralik äriklassi arvuti koos heade kõrvaklappidega maksab üle 1000 euro, mis on kolme aasta peale vähem kui euro päevas – võrreldes palga ja riigimaksudega on see väike kulu. Datafoxis lubasime inimestel ka mugavad kontoritoolid ja suured monitorid ajutiselt koju viia, et töötajatel oleks parem kodunt tööd teha.
Kaugtöö on meil alati olnud soositud
Lihtne oli meil ka tööprotsessidega, sest kaugtöö on meil alati olnud soositud. Selleks on vaid kaks tingimust: esiteks tuleb kodukontoris olemine grupikalendrisse kirja panna ja teiseks tuleb töö ära teha. Kuidas töö tulemust hinnata? See ongi kaugtööga kõige suurem juhtimisalane väljakutse. Üheks näitajaks on projektide edenemine, millest on tänu projektijuhtimistarkvarale alati ülevaade olemas. Teine ja veelgi olulisem marker on aga see, et kliendil oleksid teenindatud ja kliendirahulolu võimalikult kõrge. See eeldab, et peame töötama siis, kui kliendid meid vajavad ehk üldjuhul kella 7st 18ni. Seega kui keegi Datafoxis töötab kodukontori režiimil, siis peab tema tööaeg kokku sobima klientide tööajaga.
Meil oli juba enne koroonakriisi poliitika, et kui keegi on vähegi tõbine, siis ta kontorisse nakatamise vältimiseks ei tule. Et keegi seda raha pärast ei teeks, hüvitame ise esimesed haiguspäevad.
Kontoris kohapeal oli meil epideemia tippajal vaid büroojuht, kes võttis tarnijatelt vastu IT-kaupu ja saatis klientidele edasi. Klientide teenindamise poole pealt püüdsime kontaktide arvu vähendada nii palju võimalik ning teha enamik töid ära kaughalduse teel. Seadmete paigaldamiseks ja võrkude ehitamiseks tuli aga meie inimestel enamasti siiski kohale minna.
Väljakutse meeskonna motivatsioonile
Kõige suuremad väljakutsed on COVID-19 esitanud inimeste motivatsioonile. Microsoft jõudis vahetult enne koroonaepideemia esimest lainet valmis uue tootega Teams, mida me Datafoxis omavaheliseks suhtluseks kasutame ning mille töökindlust on kiitnud paljude ettevõtete IT-juhid. Teams võimaldab koosolekutel osaleda nii arvutite kui nutiseadmetega ning ajada tänu eri kanalitele kolleegidega ka töövälist juttu, kuid vahetut inimkontakti ja sotsiaalset suhtlust kohvinurgas ei asenda see ka kaamerapildi sisselülitamisel. Muide, ka oma pildi näitamise tava muutus ajaga: kui koroonakriisi alguses seda ei tahetud teha, siis nüüd pigem lülitatakse kaamera sisse, sest tahetakse ikka näha teist liikuvat inimest.
Kindlasti on videopildi näitamine rangelt soovituslik töövestlustel, millest enamik toimub Datafoxis endiselt videosilla vahendusel. Olude sunnil on meil tehnilises toes tööl üks inimene, kes pole kordagi kontoris käinud ega kolleege silmast silma näinud, kuna liitus meie ettevõttega kevadise koroonalaine ajal.
Siiski on uue töö- või kliendisuhte rajamine videosilla vahendusel keerukas: meiega liitus enne koroonaepideemiat just mitukümmend uut klienti, kellega meil ei olnud kohe võimalik silmast silma tutvuda. Siiski on tänaseks tehtud ka suuremahulisi teenuslepinguid videokõne vahendusel. Tuleviku osas võib prognoosida, et mingi osa koosolekutest on jäädavalt liikunud virtuaalkanalitesse, sest ühe tunniajase kohtumise pärast Tartusse, Pärnu või Berliini sõita on igas mõttes ebaefektiivne.
Kõige suurem oht on inimeste lahku töötamine
Eks aeg näitab, kas sellisel viisil kipuvad suhted jääma kaugeks, ent kõige suurem väljakutse ongi olnud tiimivaimu ja töötajate motivatsiooni hoidmine. Suurim oht on, et inimesed töötavad end uues olukorras lahku, kuna igapäevast üle töölaua suhtlust ja meeskonnaüritusi virtuaalsete kanalitega ei asenda. Praegu oleme senisest enam püüdnud chat’i asemel töötajatele helistada, et uurida neilt tööde ja tegemiste kohta ning vastata küsimustele.
Kokkuvõtvalt võib öelda, et tehnoloogia ja tööprotsesside kohandamine COVID-19st tingitud piirangutega on Datafoxis olnud palju lihtsam kui organisatsiooni pool. Ilmselt jääb ka tulevikus valdavaks hübriidne töökorraldus, kus inimestel on võimalik osaleda koosolekutel oma nutiseadme ekraanil Teamsi lingile vajutades või tulla koosolekuruumi, sest inimlikku vahetut kontakti ei asenda päriselt siiski miski.
Artikkel ilmus 13.01.2021 Personaliuudised.ee-s.
Loe lisaks:
Infoturbe juht Janar Randväli: peame olema kurikaeltest pidevalt ühe sammu ees
Kas koroonaepideemia teine laine toob kaasa arvepettuste tsunami?