Datafox tuli välja intranetipakettidega
Datafox hakkas pakkuma intranetipakette, mis võimaldavad luua toimiva siseveebi koos automatiseeritud töövoogudega kõigest mõne nädala ja väga mõistliku hinnaga, kirjutab kommunikatsioonilahenduste müügijuht Piret Essenson.
Lähtudes klientide juures tehtud senistest juurutusprojektidest, jagasime enimsoovitud intranetifunktsioonid nelja paketi vahel:
- Siseveebi pakett, mis koondab kogu vajaliku info ettevõtte töötajatele mugavasti ühte kohta. Siseveebil saab olla kuni kuus erinevat elementi ehk veebiosa (web part), näiteks ettevõtte ja tegevusvaldkonna uudised, lähiaja sünnipäevad (loend või lisanduv ühendus muu andmebaasiga), üritused, puhkusel ja kaugtööl olijad, ilm, lingid, kontaktid, dokumendid ja juhendid vms. Lisaks saab kuvada kuni kuut kiirlinki näiteks raamatupidamisprogrammi, kliendihaldustarkvarasse, laoarvestussüsteemi, välistele internetilehtedele Kuni kolme veebiosa kuvamiseks saab kasutada loendit (näiteks lähiaja sünnipäevad, puhkusel olijad, kontaktid). Siseveebil on ka erinevate keelte tugi.
Pakett hõlmab vastavalt kliendi soovidele siseveebi struktuuri (infoarhitektuur, menüüd, alamlehed jne) loomist, vajalike moodulite integratsiooni ja nende paigutust intranetilehtedel, disaini baaskujunduse alusel, ent kliendi soovitud värviskeemi ja visuaalset identiteeti arvestades, samuti esmase info sisestamist ning siseportaali ülespanekut koos tehnilise testimisega. Siseveeb on dünaamiliselt hallatav, nii et edaspidi saab klient ise lihtsasti infot lisada ja muuta, elemente intranetilehtedel ümber paigutada jne.
- Puhkuste korralduse pakett, mis on mõeldud puhkuste planeerimiseks ning ülevaate saamiseks puhkuselolijatest. Sel viisil saab automatiseerida kõikide puhkustega seonduvat: lisaks põhipuhkusele ka õppepuhkusi, lapsepuhkusi, tervisepäevi jne. Iga töötaja saab ise sisestada puhkusetaotluse, mis läheb automaatselt kinnitamiseks nii asendajale kui otsesele juhile. Kui mõlemad on puhkusetaotluse heaks kiitnud, edastatakse see automaatse töövooga raamatupidamisse puhkusetasu väljamaksmiseks. Kui puhkus on kinnitatud ja raamatupidajale saadetud, ilmub töötaja õigel ajal siseveebi esilehele puhkusel olijate nimekirja. Juhtidel on võimalus ka töötajate puhkust tühistada, sellisel juhul saadetakse teade taotlejale, raamatupidajale ja otsesele juhile.
Automaatne kinnitusring hoiab ettevõtte tervikuna toimivana: kellegi puhkusel olek ei tule üllatusena, info on siseveebi esilehel näha ning määratud on ka asendaja, et töö saaks sujuvalt jätkuda. Lisaks tekib kalendervaade, kus on ülevaatlikult terve aasta või kuu lõikes näha puhkusel viibivad inimesed. See aitab vältida näiteks olukorda, kus üheaegselt on puhkusele lubatud liiga palju erinevate struktuuriüksuste töötajaid ning klientide teenindamine ettevõtte tasemel võib kannatada.
Roheline värv tähistab kalendervaates kinnitatud puhkust, kollane ootel puhkust ja punane tagasilükatud puhkust. Hiirega puhkusel libistades on näha ka kuupäevalist vahemikku. Ühtlasi moodustub kalendervaatest automaatselt puhkuste ajakava, mis tuleb kõigil tööandjatel vastavalt töölepingu seadusele igal aastal hiljemalt märtsikuu lõpuks koostada ja töötajatele teatavaks teha. Igal töötaja saab eraldi lehel näha enda eesolevaid puhkusi ja nende staatust. Puhkuseid on võimalik sorteerida jaanuarist detsembrini ja vastupidi. Filtreerida saab puhkuseid vastavalt isiku nimele või osakonnale.
Eritellimusena on võimalik luua ka pikemaid ja keerukamaid puhkuste kinnitusringe ning liidestada puhkuste korralduse pakett personalitarkvaraga, nii et töötajad näevad ka puhkusepäevade jääki.
- Kontaktihalduse pakett, kus saab kiiresti otsida, filtreerida ja sorteerida inimeste kontakte nime, ameti või osakonna alusel. Väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele sobib sageli kõige paremini lahendus, kus info kontaktide kuvamiseks võetakse eraldi loendist. Siis ei piirdu kontaktid ainult töötajatega, vaid sinna saab lisada ka inimesi väljapoolt ettevõtet, näiteks müügikontakte, koostööpartnereid jt. Kontaktiäppi on võimalik tööle panna ka Azure Active Directory ligipääsuhalduse süsteemi või mõne muu andmebaasi alusel, kuid selline lahendus oleneb sisemistest tööprotsessidest ja sobib pigem suuremale ettevõttele.
Klikkides töötaja kontaktile avaneb töötaja kontaktikaart, kus on märgitud detailne info isiku kohta: näiteks, sünnipäev, amet, osakond, otsene juht, pilt, e-mail, telefoninumber, hädaabikontakt vms.
- Kuluaruandluse pakett, millega saab automatiseerida erinevate kulude käsitlemist, näiteks sportimiskulud, lähetuskulud, väikesed ostuarved vms. Lahendus on paindlik, kuna saame selle luua vastavalt iga kliendi kuluaruandluse vajadustele ning erinevate keelte toega. Kuluaruandlussüsteemi on võimalik lisada ka kinnitusring või seadistada see nii, et sisestatud arved edastatakse automaatselt koos pildiga kuludokumentidest raamatupidamisele.
Lähikuudel on tulemas ka dokumendihalduse pakett, mis võimaldab korrastada ettevõtte dokumendisüsteemi. Dokumendiloendid seotakse dünaamiliselt SharePointi raamatukogudega (library). Pakett hõlmab kõiki tavapäraseid dokumendihalduse võimalusi: kaustade loomine, kasutajaõiguste määratlemine, dokumentide sisestamine Wordi või Exceli malli kaudu koos automaatse konverteerimisega pdf-failiks, kooskõlastamine juhi või dokumendis märgitud kliendiga ning liidestus Dokobitiga digitaalseks allkirjastamiseks. Kui dokument laetakse üles Dokobiti keskkonda, teavitatakse osapooli allkirjastamise vajadusest ning allkirjastatud dokumendid laetakse automaatselt tagasi SharePointi raamatukokku. Digiallkirja andmiseks on võimalik kasutada erinevate riikide ID-kaarte, Mobiil-ID-d, Smart-ID-d, e-Residendi digi-ID-d ja teisi tavapäraseid digitaalse identiteedi vahendeid.
Tänu kindlatele pakettidele on võimalik luua toimiv intranet kõigest 2-3 nädalaga, kui on olemas kliendipoolsed protsessikirjeldused ning soovitud lahendus ei ole oluliselt laiem baastootest. Kõik intranetimoodulid on kasutatavad ka nutitelefonidega.
Kuna meie pakutavad intranetipaketid põhinevad Microsoft SharePointi platvormil ja Power Apps teenusel, siis pole Microsoft 365 pakettide kasutajatel vaja soetada ka eraldi tarkvaralitsentse oma intraneti ehitamiseks. Pakettide tasu on intraneti ühekordne juurutuskulu. Täiendavad küsimused ja mured saame lahendada jooksvalt tunnitasulise teenusena.
Datafox on aidanud intraneti luua näiteks SOS Lastekülas, Äripäevas ja Õhtulehes.
Kui tahad lisainfot meie intranetipakettide kohta või soovid näha demoversiooni, siis võta ühendust:
Piret Essenson
[email protected]
Loe lisaks:
SharePoint aitab automatiseerida puhkuste ajakava koostamise
Datafox Software Engineering arendas infokioskitele uue sisuhaldussüsteemi