Kuidas automatiseerida puhkuste korraldust?

 

Hakates Datafoxis lahendama puhkuste korraldust ja kinnitamist, jõudsime hoopis millegi suuremani. Leidsime, et väikestele ja keskmistele äridele saab täiesti nullist luua toimiva siseveebi koos automatiseeritud töövoogudega väga kiiresti ning minimaalsete kuludega, kirjutab kommunikatsioonilahenduste müügijuht Piret Essenson.

 

Võtsime Datafoxis kasutusele lihtsa SharePointi siseveebi, et oleks lihtsam pidada arvet, kes töötab kontoris või kodus, kes puhkab ning kuidas ja millal maksta puhkusetasusid. Mida rohkem ettevõte kasvas, seda enam suurenes ka vajadus selle töövoo mugava, automaatse ja veakindla teenindamise järele, et oleksime klientide jaoks alati olemas, aga samas välja puhanud.

 

Kuna kasutame Datafoxis Microsoft 365 teenust, kus automatiseeritud töövoogude loomine, haldamine ning andmete keskne kuvamine on suuresti sisse ehitatud, oli siseveebi loomine kiire ja lihtne. Tõsi, need „tükid“ tuleb omavahel tööle panna selliselt, et ettevõtte vajadused oleksid kaetud. Kokkuvõttes kujundasime töövoogudest ja muudest siseinfo allikatest nagu Microsoft Teams, SharePoint, Planner jms korraliku koostööplatvormi – ilusa ja kasutajasõbraliku siseveebi. See viis meid mõttele, miks mitte aidata ka kliente erinevate väljakutsete lahendamisel ja pakkuda siseveebi loomist ka teenusena.  

 

Kiire siseveeb väikestele ja keskmistele äridele

Kui seni on siseveebi peetud jõukohaseks suurematele ettevõttele, siis Datafoxi lahendusega saavad ka väikesed ja keskmised ärid endale väga kiiresti ja mõistliku hinnaga lihtsa intraneti. See koondab tööks kogu vajaliku info ettevõtte töötajatele mugavasti ühte kohta. Töötajatele on tagatud sisemine infovoog ning loodud võimalus edastada ja kooskõlastada vajalikku infot töökorralduse ja ettepanekute kohta.

 

Mugavalt on koondatud tööks vajalikud portaalid, dokumendid ja kontaktid, boonuseks on aga puhkuste korraldus. Igaüks saab sisestada soovitud puhkuse nii, et määratakse kohe ära ka puhkuseavalduse kooskõlastajad ja töötaja asendajad. Selline automaatne kinnitusring hoiab ettevõtte tervikuna toimivana: kellegi puhkusel olek ei tule üllatusena, info on siseportaalis näha ning määratud on ka asendaja, et töö saaks sujuvalt jätkuda.

 

Samamoodi on võimalik korraldada ka ettepanekute esitamine ettevõtte töökorralduse paranda­miseks. Igaüks saab ise sisestada oma idee ning jooksvalt vaadata, mis seisus on ettepaneku analüüs, milline on võtmeisikute tagasiside ning kas ja millal leiab esitatud mõtte rakendamist. 

 

Kuna meie siseveebilahendus põhineb Microsoft SharePointi platvormil, siis pole Microsoft 365 pakettide kasutajatel vaja soetada ka eraldi tarkvaralitsentse oma intraneti ehitamiseks. SharePoint on väga võimekas meeskonnatöö platvorm, millega saab ehitada väga keerukaid paljude infosüsteemidega integreeritud portaale. Lihtsa siseveebilahendusega ei loo Datafox raketti, vaid oleme ära kasutanud peamised funktsionaalsused siseveebi kiireks rajamiseks, andes sellega esimese ehitusbloki ka vajadusel millelegi suuremale.

 

Datafoxi lihtne siseveeb hõlmab endas:

• Ettevõtet ja tegevusvaldkonda puudutavaid uudiseid, mis võetakse automaatselt avalikult kodulehelt või sisestatakse eraldi.
• Eelolevaid üritusi, mis on integreeritud kalendrirakendusega.
• Kaugtööl ning puhkusel olijate kuva.
• Tänaste ja lähiajal eelseisvate sünnipäevade kuva.
• Töötajate kontakte ja pädevusi/positsioone.
• Dokumente, tööks vajalikke juhendeid, videosid, KKK-sid ning kommentaari- või foorumimoodulit küsimuste esitamiseks.
• Kiirlinke, kuhu koondatakse tööks vajalikud rakendused (näiteks laosüsteem, müügitarkvara, raamatupidamisprogramm vms), lingid välistele internetilehtedele jne.
• Ürituste fotosid, videoid ja muu meelelahutuslikumat infot (kasvõi ilm reaalajas).
• Mis kõige mõnusam, kõik saab sünkroniseerida otse Teamsi.

 

 

 

Dokumendisüsteemi kordategemine osana intranetist

Siseveeb on hea ettekääne ka ettevõtte dokumendisüsteemi korrastamiseks. Kui ettevõttel on dokumendihaldussüsteem ning samaaegselt kasutatakse meeskonnatööks Teamsi, siis tuleb silmas pidada, et Teamsis jagatud dokumendid ei ole kohe samad, mis SharePointi dokumendiregistris. Tuleb jälgida, et need saaks sünkroniseeritud. Nii tekib ühtne koht dokumentide hoidmiseks ning paralleelselt ei ole kasutusel mitmeid erinevaid versioone juhenditest ja muust olulisest infost.

 

Datafoxi lahendus hõlmab vastavalt kliendi soovitele siseveebi struktuuri (infoarhitektuur, menüüd, alamlehed jne) loomist, vajalike moodulite integratsiooni ja nende paigutust intraneti lehtedel, kujunduse loomist olemasolevate mallide põhjal, esmase info sisestamist ning siseportaali ülespanekut koos tehnilise testimisega. Siseveebi haldus on  lihtne ja intuitiivne, aga anname ka selleks suunised. Info on dünaamiliselt hallatav, nii et edaspidi saab klient ise infot lisada ja muuta, elemente intranetilehtedel ümber paigutada jne. Meie lihtsa lahenduse eeliseks on kiirus, mis võimaldab luua nullist toimiva siseportaali isegi vähem kui nädalaga.

 

Kas siseveebi on üldse mõtet luua väikefirmale, kus inimesed töötavad ühes avatud kontoris? Tõesti, klassikalises mõttes pole sisekommunikatsiooni tehnilised lahendused niivõrd olulised, kui uudise levitamiseks piisab vaid veidi kõvema häälega üle kontoriruumi hõigata ning ongi sisekommunikatsioon tehtud. Arvestada tuleb aga seda, et juba enne COVID-19 kriisi ning veelgi rohkem pärast seda on meie töökorraldus tundmatuseni muutunud. On ettevõtteid, kus praktiliselt kõik töötajad olid kuude kaupa kodukontoris ning ettevõtte organisatsioonikultuuri ja meeskonnavaimu ülevalhoidmine distantsilt nõudis uut lähenemist, sest töö tegemise füüsiline asukoht on üha vähem oluline.

 

Osa kolleege võib-olla pidevalt kodus, sõidus või klientide juures tööd tegemas ning suurem osa koosolekuid peetakse Teamsi või mõne muu meeskonnatöövahendi kaudu virtuaalselt. Nii ei piisa sisekommunikatsiooniks enam üle avatud kontori hõikamisest isegi siis, kui ettevõttes töötab vähem kui 10 inimest.

 

Kui soovid lisainfot meie siseveebilahenduse kohta või soovid näha demoversiooni, siis võta ühendust: 

 

Piret Essenson
[email protected]

 

 

 

 

 

 

 

Loe lisaks:

Arvutitöökoht teenusena kogub populaarsust

Excel ei kao kuhugile, aga töövoo juhtimine peaks olema veebipõhine